※ 이 글은 집합건물 관리단 실무 가이드 두 편 중 상편입니다. 하편에서는 관리인과 관리위원회의 구성, 관리규약의 제정, 관리사무소 위탁 절차를 다룹니다.
인천의 상가, 오피스텔, 지식산업센터처럼 여러 사람이 한 건물을 나누어 소유하는 집합건물에서는 “우리 건물은 관리단이 없다”, “몇 분이 모여서 대표를 뽑았다더라”, “관리비는 관리사무소가 알아서 걷는 것 아니냐” 같은 이야기를 흔히 듣게 됩니다.
그러나「집합건물의 소유 및 관리에 관한 법률」(이하 ‘집합건물법’이라 합니다)이 정하고 있는 실제 구조는 이러한 통념과 상당히 다릅니다.
관리단은 만드는 것이 아니라 이미 성립되어 있는 것이고, 관리인은 반드시 정해진 절차를 거쳐 선임하여야 하며, 그 절차를 건너뛴 결의나 계약은 사후에 무효로 다투어지는 경우가 적지 않습니다.
전체 흐름을 먼저 그려두면 이해가 쉽습니다.
정확한 구분소유자 명부 확정 → 관리단집회 소집 → 회일 1주일 전 개별 통지 → 총회에서 관리규약 제정과 관리인 선임 → 관리인이 관리사무소 위탁계약 체결의 순서입니다.
이번 상편에서는 이 가운데 명부 확정부터 총회의 소집과 의결까지를 관련 조문 및 판례와 함께 정리해 보겠습니다.
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■ 관리단은 언제, 어떻게 만들어지나요
집합건물법 제23조는 건물에 구분소유관계가 성립하면 그 구분소유자 전원을 구성원으로 하는 관리단이 당연히 성립한다고 정하고 있습니다.
즉 관리단은 창립총회를 열거나 설립등기를 해야 비로소 생기는 단체가 아니라, 건물이 구분등기되는 순간 법률에 의하여 이미 존재하는 단체입니다.
따라서 구분소유자는 가입이나 탈퇴를 선택할 수 없고, 자신이 원하지 않더라도 소유권을 취득하는 즉시 관리단의 구성원이 됩니다.
“우리 건물은 아직 관리단이 없다”는 표현은 정확히는 “관리단은 있으나 그 대표기관인 관리인이 아직 선임되지 않았다”는 뜻으로 이해하는 것이 옳습니다.
여기서 자주 혼동되는 것이 아파트에서 익숙한 ‘입주자대표회의’입니다.
입주자대표회의는 공동주택관리법에 근거를 둔 기구로서, 집합건물법이 적용되는 상가나 오피스텔에서 관리에 관한 법률행위를 할 권한을 당연히 갖는 기관이 아닙니다.
이 점은 하편에서 살펴볼 위탁관리계약의 효력과 직결되므로 특히 유의할 필요가 있습니다.
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■ 이런 소집과 결의는 무효가 될 수 있습니다
관리인이 없는 건물에서 뜻이 맞는 몇몇 구분소유자들이 모여 자체적으로 회의를 열고 대표를 선출하는 사례가 실무에서 매우 자주 발견됩니다.
취지 자체는 건물의 정상적인 관리를 위한 것이지만, 절차 요건을 갖추지 못한 경우 그 결의는 법적 효력을 인정받기 어렵습니다. 아래는 실제로 문제가 되는 대표적인 하자 유형입니다.
✔ 등기부상 소유자가 아닌 사람이 소집발의자나 대표로 참여한 경우
✔ 회일 1주일 전 통지 절차 없이 회의 당일에 동의서를 받아 곧바로 개최한 경우
✔ 구분소유자 전원의 동의가 없음에도 소집절차를 생략한 경우
✔ 법인이 소유한 호실에서 대표이사 확인이나 위임장 없이 관계자가 참석한 경우
✔ ‘임시대표’, ‘운영위원’처럼 법률과 규약에 근거가 없는 명칭의 기관에 대표권을 부여한 경우
무엇보다 이렇게 선출된 대표의 지위에 기초하여 관리비를 부과하거나 외부와 계약을 체결할 경우, 상대방에 대한 대항력이 인정되지 않을 뿐 아니라 이후 그 행위의 효력을 둘러싼 분쟁으로 이어질 가능성이 매우 큽니다.
▶ [A&P 성공사례] 적법한 관리인 선임 후 기존 관리행위를 중지시킨 사례 (클릭)
결국 가장 빠른 길은 처음부터 법이 정한 절차를 그대로 밟는 것입니다. 아래에서 그 절차를 단계별로 살펴보겠습니다.
▶ [A&P 법률가이드] 상가 관리단 분쟁｜관리인 선임·총회 무효·위임장 쟁점 알아보기 (클릭)
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■ 관리단집회는 누가 소집할 수 있나요
집합건물법 제33조는 관리인이 있는 경우와 없는 경우를 구분하여 규정하고 있습니다.
관리인이 있음에도 집회를 소집하지 아니하는 경우에는, 구분소유자의 5분의 1 이상이 회의 목적사항을 구체적으로 밝혀 소집을 청구하여야 합니다.
그 청구 후 1주일 내에 관리인이 청구일부터 2주일 이내의 날을 집회일로 하는 소집통지 절차를 밟지 않으면, 그때 비로소 청구한 구분소유자가 법원의 허가를 받아 직접 소집할 수 있습니다(제33조 제2항, 제3항).
관리인이 아예 없는 경우에는 제33조 제4항이 적용되어, 구분소유자의 5분의 1 이상이 별도의 청구 절차나 법원의 허가 없이 곧바로 관리단집회를 소집할 수 있습니다. 이 정수는 규약으로 낮출 수 있습니다.
다만 이때 반드시 선행되어야 하는 것이 정확한 구분소유자 명부입니다.
등기사항전부증명서를 전 호실에 대하여 발급받아 현재의 소유자를 확정한 뒤, 그 명부를 기초로 5분의 1 요건의 충족 여부를 확인하여야 합니다.
명부가 부정확하면 소집 자체가 무효가 될 수 있기 때문입니다.
구분소유자들끼리 자체적으로 소집하는 것이 현실적으로 어려운 상황이라면, 집합건물법 제24조의2에 따라 구분소유자, 전유부분을 점유하는 자, 분양자 등 이해관계인이 법원에 임시관리인의 선임을 청구하는 방법도 고려할 수 있습니다.
▶ [A&P 성공사례] 상가 관리단 분쟁에서 임시관리인을 선임한 사례 (클릭)
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■ 소집통지는 어떻게 해야 하나요
집합건물법 제34조에 따라 관리단집회를 소집하려면 회일 1주일 전에 회의의 목적사항을 구체적으로 밝혀 각 구분소유자에게 통지하여야 합니다.
이 기간은 규약으로 달리 정할 수 있으나, 규약이 아직 없는 건물에서는 법정 기간인 1주일이 그대로 적용됩니다.
목적사항을 두루뭉술하게 적어서는 안 됩니다.
관리단집회에서는 원칙적으로 통지한 사항에 관하여만 결의할 수 있으므로(제36조 제1항), ‘관리인 선임의 건’, ‘관리규약 제정의 건’과 같이 안건을 특정하여 기재하여야 합니다.
전유부분을 여럿이 공유하는 호실은 공유자들이 미리 정한 의결권 행사자 1인에게 통지하면 됩니다(제34조 제2항, 제37조 제2항).
통지 장소는 구분소유자가 관리인에게 따로 신고한 장소가 있으면 그 장소로, 신고한 바가 없으면 그 구분소유자가 소유하는 전유부분이 있는 장소로 발송합니다.
건물 내 게시로 개별 통지를 갈음하는 것은 규약에 그러한 정함이 있는 경우에만 가능하므로, 규약이 없는 단계에서는 반드시 개별 통지의 방법을 취하여야 합니다.
구분소유자 전원의 동의가 있으면 소집절차를 거치지 않고 집회를 열 수 있으나(제35조), 이는 말 그대로 전원의 동의를 전제로 하므로 일부만 참여하는 상황에서는 활용하기 어렵습니다.
한편 관리인 선임을 목적으로 하는 집회라면, 소집통지를 하면서 관리인 후보자 신청을 함께 받을 수 있고 이 경우 통상 주민등록등본과 후보자 등록신청서 등을 요구합니다.
■ 위임장은 어디까지 인정되나요
집합건물법 제38조 제2항에 따라 의결권은 서면이나 전자적 방법으로, 또는 대리인을 통하여 행사할 수 있습니다.
대법원은 의결권의 위임이나 대리권의 수여가 반드시 개별적·구체적으로 이루어질 필요는 없고 묵시적으로도 가능하다고 판시한 바 있어(대법원 2015. 3. 26. 선고 2014다73602 판결 등), 위임장의 방식 자체에 법이 특별한 제한을 두고 있지는 않습니다.
다만 시행령 제15조에 따라 대리인은 의결권을 행사하기에 앞서 대리권을 증명하는 서면을 의장에게 제출하여야 하는 절차적 요건은 반드시 지켜져야 합니다.
아울러 위임장은 총회 당일 접수 단계에서 1차로 대조·확인한 뒤 의장이 최종 확인하는 절차를 마련해 두시기를 권해 드립니다.
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■ 의결정족수는 어떻게 계산하나요
관리단집회의 결의가 성립하였는지를 판단할 때는 ‘구분소유자의 수’와 ‘의결권’이라는 두 가지 기준을 각각 별도로 충족하여야 합니다(집합건물법 제38조 제1항).
어느 한쪽만 넘겼다면 결의는 성립하지 않습니다.
먼저 구분소유자의 수는 호실의 개수가 아니라 사람 수를 기준으로 계산합니다.
한 사람이 여러 호실을 소유하더라도 1인으로, 하나의 호실을 여러 명이 공유하더라도 그 공유자 전체를 1인으로 계산합니다(제37조 제2항, 대법원 2011. 10. 13. 선고 2009다65546 판결).
자연인뿐 아니라 법인이나 법인 아닌 사단·재단도 전유부분을 취득하여 구분소유자가 될 수 있습니다.
반면 의결권은 규약에 특별한 규정이 없으면 각 구분소유자가 가지는 전유부분의 면적 비율에 따르고(제37조 제1항, 제12조 제1항), 등기부상 대지권비율이 통상 이 면적 비율에 연동되어 있으므로 실무에서는 대지권비율을 그대로 의결권 비율로 사용합니다.
정족수는 안건에 따라 다릅니다.
관리인 선임이나 위탁업체 선정과 같은 통상의 의사는 구분소유자의 과반수 및 의결권의 과반수로 의결하고(제38조 제1항), 규약의 설정·변경·폐지와 같은 사항은 구분소유자 4분의 3 이상 및 의결권 4분의 3 이상의 찬성을 요하는 특별결의 사항입니다(제29조 제1항).
실무적으로는 다음 순서로 계산하면 오류를 줄일 수 있습니다.
✔ 전 호실의 등기사항전부증명서를 발급받아 현재 소유자를 확정
✔ 동일인이 소유한 여러 호실을 1인으로 합산하고, 공유 호실은 공유자 전체를 1인으로 처리
✔ 각 구분소유자별로 대지권비율을 합산하여 의결권을 산정
✔ 구분소유자별 의결권의 총합이 건물 전체 대지권비율 총합과 일치하는지 교차검증
✔ 안건별로 요구되는 정족수(과반수 / 4분의 3)를 미리 수치로 계산해 준비
공유 호실은 미리 의결권을 행사할 자 1인을 정해 두어야 인원수와 의결권 산정에 혼란이 없습니다(제37조 제2항).
참고로 집합건물법 제41조는 구분소유자 4분의 3 이상 및 의결권 4분의 3 이상의 합의가 있는 경우 집회를 열지 않고 서면이나 전자적 방법에 의한 결의로 집회의 결의를 갈음할 수 있도록 하고 있으나, 요구되는 합의 수준이 매우 높다는 점을 함께 고려하여야 합니다.
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■ 의장은 누가 되고, 의사록은 어떻게 남기나요
집합건물법 제39조 제1항은 관리단집회의 의장은 원칙적으로 관리인 또는 집회를 소집한 구분소유자 중 연장자가 된다고 정하고 있습니다.
규약에 특별한 정함이 있거나 그 집회에서 다른 결의로 의장을 별도로 선임한 경우에는 그에 따릅니다.
따라서 관리인도 규약도 없는 상태라면 소집한 구분소유자 중 연장자가 의장이 되며, 원한다면 의장 선임의 건을 안건으로 상정하여 결의로 정할 수도 있습니다.
의사록에는 의사의 경과와 그 결과를 기재하고 의장과 구분소유자 2인 이상이 서명날인하여야 합니다(제39조 제2항, 제3항).
의사록을 보관하지 않거나 이해관계인의 열람·등본 청구를 정당한 이유 없이 거부하면 과태료의 대상이 됩니다.
안건별로 요구되는 정족수가 서로 다르므로, 총회 당일 의장은 이를 정확히 구분하여 개표하고 그 결과를 의사록에 안건별로 나누어 기재하여야 합니다.
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■ 총회를 준비하며 미리 점검해두면 좋은 사항
✔ 우리 건물에 적법하게 선임된 관리인이 있는지, 관리규약이 존재하는지 먼저 확인
✔ 전 호실 등기사항전부증명서를 발급받아 소유자 명부와 대지권비율을 정리
✔ 동일인 복수 소유와 공유 호실을 반영하여 구분소유자 수와 의결권 총합을 산정
✔ 공유 호실은 의결권을 행사할 1인을 사전에 지정
✔ 안건별 정족수(보통결의 과반수 / 특별결의 4분의 3)를 미리 수치로 계산
✔ 법인 소유 호실의 대표자 확인 및 위임장·법인인감 확보 방안을 사전에 준비
✔ 소집통지의 발송 일자와 방법을 증빙으로 남길 수 있도록 조치
✔ 소집통지에 안건을 ‘○○의 건’ 형태로 특정하여 기재
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■ 마무리하며
집합건물의 관리를 둘러싼 분쟁은 대부분 실체적인 옳고 그름보다 절차의 하자에서 비롯됩니다.
좋은 취지로 모여 결정한 사항이라 하더라도 소집권자, 통지 기간, 참석자 자격, 정족수 가운데 어느 하나라도 어긋나면 그 결의는 효력을 인정받기 어렵고, 그 위에 체결된 계약까지 함께 흔들리게 됩니다.
반대로 명부와 통지, 정족수를 처음부터 정확히 갖추어 두면 그 총회에서 이루어진 결의는 안정적인 효력을 갖게 됩니다.
→ 이어지는 하편에서는 이렇게 소집한 총회에서 실제로 무엇을 결의해야 하는지, 즉 관리인과 관리위원회의 구성, 관리규약의 제정, 그리고 관리사무소 위탁 절차와 업체 교체 시 유의점을 다룹니다.
법률사무소 A&P(에이앤피)는 인천 지역의 집합건물 관리단 관련 사안을 포함하여, 구분소유자 명부 및 의결권 산정, 관리단집회 소집·통지 절차 자문, 관리규약 제정, 관리인·관리위원회 선임, 관리사무소 위탁 및 변경 계약 검토, 관련 분쟁 대응까지 각 단계를 함께 준비합니다.
유사한 문제로 어려움을 겪고 계시다면 혼자 판단하기보다, 초기 단계에서 자료를 정리해 상담을 받아보시기 바랍니다.
법률사무소 A&P(에이앤피)가 현재 관리단의 구성과 관리 절차를 함께 살펴보고, 관리단집회 소집·의결, 관리인 선임 등 주요 절차의 적법성과 관련 분쟁의 쟁점을 검토하여 현재 상황에 맞는 대응 방향을 안내드리겠습니다.
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※ 사건의 정확한 파악과 심도 있는 법률 검토를 위해 모든 상담은 방문 상담을 원칙으로 하고 있습니다. 원활한 상담을 위해 반드시 사전 예약 후 방문 부탁드립니다.
※ 본 글은 일반적인 법률 정보를 제공하기 위한 것으로, 구체적인 사실관계에 따라 결론은 달라질 수 있습니다.
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박사훈 대표변호사
